Stefnur

Gæðastefna

Umfang

Gæðastefnan nær til allrar starfsemi 1912 ehf og dótturfélaga þess Nathan & Olsen hf og Ekrunnar ehf. Allir starfsmenn bera ábyrgð á að fylgja stefnunni hver á sínu sviði.

Gæðastefnan tryggir að starfsemin sé í samræmi við gildi, aðrar stefnur og markmið fyrirtækjanna.

Stefna

1912 stefnir ávallt að því að uppfylla lög og reglur sem gerðar eru til starfsemi fyrirtækisins.

1912 starfrækir gæðakerfi sem byggir á ISO-9001:2015 gæðastaðlinum og HACCP gæðakerfinu. Rík áhersla er lögð á stöðugar umbætur.

1912 setur sér markmið og mælikvarða til að tryggja að gæði standist ítrustu kröfur sem settar eru hverju sinni og mun bregðast hratt við frávikum.

1912 tryggir að væntingar viðskiptavina til þjónustu og vara fyrirtækisins standist og sé virðisaukandi fyrir þá.

1912 leggur áherslu á skipulögð og öguð vinnubrögð við meðhöndlun vöru, til að tryggja sem best gæði til viðskiptavina.

Jafnlaunastefna

Umfang

Jafnlaunastefna fyrirtækisins nær til 1912 ehf. og dótturfélaga þess Nathan & Olsen hf og Ekrunnar ehf. Jafnlaunastefnan er órjúfanlegur hluti af launastefnu fyrirtækjanna.

Stefna

Lögð er áhersla á að hjá fyrirtækinu starfi ánægðir og árangursdrifnir starfsmenn með skýra ábyrgð og góða fagþekkingu. Með hliðsjón af því meginmarkmiði er stefna fyrirtækisins að gæta jafnréttis í hvívetna og greiða jöfn laun fyrir jafn verðmæt störf án tillits til kynferðis, kynþáttar, aldurs, þjóðernis, trúar eða búsetu. Stjórnendur hafa þó svigrúm til umbunar eftir frammistöðu hvers starfsmanns í samræmi við jafnlaunakerfi fyrirtækisins. Í viðleitni til þess að uppfylla lagalegar kröfur og aðrar kröfur sem fyrirtækið undirgengst um jöfn laun fyrir sömu eða jafnverðmæt störf skuldbindur fyrirtækið sig til:

Að fylgja kröfum ÍST 85:2012 um jafnlaunakerfi.

Að jafnlaunastefna fyrirtækisins sé sýnileg og hún kynnt öllu starfsfólki.

Að leitast sé við að hafa sama hlutfall stjórnenda og kynjahlutfallið er hjá fyrirtækinu.

Að starfsfólk hafi möguleika á símenntun og þjálfun til að efla sig í sínu starfi.

Að unnið sé að stöðugum umbótum á jafnlaunakerfinu m.a. með því að setja mælanleg markmið til úrbóta. með árlegum launagreiningum og rýni framkvæmdateymis.

Mannauðsstefna

Umfang

Mannauðsstefnan til allrar starfsemi 1912 ehf. og dótturfélaga þess Nathan & Olsen hf og Ekrunnar ehf.

Mannauðsstefna samstæðunnar lýsir hvernig fyrirtækið sér fyrir sér þróun mannauðsmála hjá fyrirtækinu. Hún hefur þann tilgang að vísa okkur veginn þannig að afstaða fyrirtækisins í mikilvægum málaflokkum sé á hreinu. Hún felur í sér ákveðin skilaboð til starfsmanna, stjórnenda, stjórnar og samfélagsins.

Helstu áherslur

  • Lögð er áhersla á fjölbreytta samsetningu starfsfólks hvort sem um er að ræða kynferði, menntun, reynslu, lífaldur og starfsaldur.
  • Við ráðningar veljum við hæfustu einstaklingana í starfið með gildin okkar Frumkvæði, Liðsheild, Áreiðanleiki og Ástríðu að leiðarljósi.</li
  • Tekið er vel á móti nýliðum og þeim veitt viðeigandi þjálfun.
  • Stjórnendur leiðbeina starfsfólki eftir því sem við á með reglulegri endurgjöf sem miðast við þau markmið og þá mælikvarða sem sett eru hverju sinni.
  • Hver og einn starfsmaður í samráði við næsta yfirmann ber ábyrgð á sinni starfsþróun og að sækja þá fræðslu og þjálfun sem nauðsynleg er til að leysa starf sitt vel af hendi.
  • Allt starfsfólk fer að reglum um öryggi og lætur vita ef frávik verða sem gætu skapað slysahættu.
  • Hvers kyns mismunum og áreiti á vinnustað, þar með talið einelti og kynferðisleg áreitni, er litin mjög alvarlegum augum hjá 1912 og fyrirtækið tekur allar kvartanir um mismunun og áreiti til skoðunar. Starfsfólk vinnur saman að því að uppræta hvers konar mismunun og/eða áreiti á vinnustaðnum.
  • Hvers konar andlegt eða líkamlegt ofbeldi á vinnustað er ekki liðið hjá 1912. Á þetta við um hótanir, ógnanir og líkamlegt ofbeldi.
  • Lögð er áhersla á að vinnuumhverfi og menning styðji við góða heilsu starfsfólks.
  • Starfsfólk er ein liðsheild sem leysir málin með jákvæðni að leiðarljósi.
  • Lögð er áhersla á sveigjanleika í starfi þar sem því er við komið til að stuðla að jafnvægi milli vinnu og einkalífs.
  • Stjórnendur skulu gæta að góðum stjórnunarháttum og sýna fyrirmynd í orðum og verki.
  • Lögð er áhersla á jafnrétti starfsfólks og að greidd séu sömu laun fyrir sömu ábyrgð og hæfni án tillits til kynferðis, kynþáttar, aldurs, þjóðernis, trúar eða búsetu.
  • Lögð er áhersla á að starfsfólk taki sér hvíld frá störfum og nýti sér áunnið orlof á hverju ári.
  • Starfsfólk hefur aðgengi að ýmsum fríðindum í formi líkamsræktar, afslætti af vörum fyrirtækisins og aðgengi að hollum hádegisverði á góðu verði.
  • Starfslok miðast við 67 ára aldur, en í samráði við yfirmann og með hagsmuni fyrirtækis að leiðarljósi, geta starfslok verið sveigjanleg.

Persónuverndarstefna (viðskiptavinir)

Umfang

1912 ehf. („1912“) og dótturfélög þess, Ekran ehf. („Ekran“) og Nathan og Olsen hf. („Nathan og Olsen“) (sameiginlega vísað til „félaganna“) hafa einsett sér að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi persónuupplýsinga sem félögin safna um þig. Persónuverndarstefnu þessari er ætlað að upplýsa þig um hvaða persónuupplýsingum félögin safna, með hvaða hætti félögin nýta slíkar persónuupplýsingar og hverjir fá aðgang að upplýsingunum.

Persónuverndarstefna þessi nær til persónuupplýsinga er varða viðskiptavini og birgja 1912, Ekrunnar og Nathan og Olsen, sem og aðra einstaklinga sem félögin eru í samskiptum við. Í persónuverndarstefnu þessari er jafnframt vísað til viðskiptavina sem „þín“ og félaganna sem „okkar“.

Ef þú ert í vafa um það hvernig persónuverndarstefnan varðar þig, vinsamlega hafðu samband viðþá tengilið sem vísað er til í 11. gr. stefnunnar fyrir frekari upplýsingar.

1. Tilgangur og lagaskylda

Félögin leitast við að uppfylla í hvívetna persónuverndarlöggjöf og er persónuverndarstefna þessi byggð á lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga („persónuverndarlög“).

2. Hvað eru persónuupplýsingar?

Persónuupplýsingar í skilningi stefnu þessarar eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling, þ.e. upplýsingar sem hægt er að rekja beint eða óbeint til ákveðins einstaklings. Gögn sem eru ópersónugreinanleg eða nafnlaus teljast ekki persónuupplýsingar.

3. Persónuupplýsingar sem félögin safna og vinna

Við kunnum að safna persónuupplýsingum um þig í tengslum við samskipti okkar og eftir atvikum samstarf. Ólíkum persónuupplýsingum kann að vera safnað um ólíka aðila og kann vinnsla og söfnun á persónuupplýsingum að fara eftir eðli sambands þíns við okkur.

Í flestum tilfellum eru viðskiptavinir okkar lögaðilar, en einnig kann að vera að þeir séu einstaklingar. Þegar viðskiptavinir og birgjar eru lögaðilar eru að baki þeim forsvarsmenn og starfsmenn sem við kunnum að vinna með persónuupplýsingar um. Slíkar persónuupplýsingar eru fyrst og fremst:

  • samskiptaupplýsingar, s.s. nafn, netfang, starfstitill, símanúmer; og
  • samskiptasaga.
  • Séu viðskiptavinir okkar einstaklingar er m.a. unnið með eftirfarandi upplýsingar:
  • samskiptaupplýsingar, s.s. nafn, netfang, símanúmer og heimilisfang;
  • kennitala;
  • samskiptasaga; og
  • kaupsaga.

Þá notar Nathan og Olsen jafnframt samskiptaupplýsingar einstaklinga, sem ekki eru viðskiptavinir, til að senda beina markaðssetningu í pósti. Samskiptaupplýsingarnar eru fengnar frá póstfyrirtækjum.

Auk framangreindra upplýsinga, kunnum við einnig að safna og vinna aðrar upplýsingar sem þú lætur okkur í té, sem og upplýsingar sem eru nauðsynlegar vegna starfsemi okkar.

Að meginstefnu til öflum við persónuupplýsinga beint frá þér. Í þeim tilvikum þar sem persónuupplýsinga er aflað frá þriðja aðila munum við leitast við að upplýsa þig um slíkt, s.s. þegar tengiliðaupplýsingar einstaklinga eru fengnar af markhópslista frá póstfyrirtækjum.

4. Hvers vegna söfnum við og vinnum persónuupplýsingar og á hvaða grundvelli?

Þær persónuupplýsingar sem við vinnum um þig eru fyrst og fremst unnar á grundvelli samnings félaganna við þig, eða þess félags sem þú starfar fyrir. Það á t.a.m. við um samskiptaupplýsingar þínar þannig að okkur sé kleift að hafa samband við þig og getum komið reikningum áfram á rétta staði. Veitir þú okkur ekki nauðsynlegar upplýsingar getur það leitt til þess að við getum ekki gert samning við þig eða þann lögaðila sem þú kemur fram fyrir um þá þjónustu sem óskað er eftir og/eða að okkur sé ómögulegt að uppfylla skyldur okkar á grundvelli samnings.

Þá er unnið með persónuupplýsingar um þig á grundvelli lögmætra hagsmuna okkar, af beinni markaðssetningu, s.s. þegar tölvupóstfang eða heimilisfang þitt er notað til að senda markpóst. Það skal tekið fram að markhópslistar sem fengnir eru frá póstfyrirtækjum eru bornir saman við bannskrá Þjóðskrár áður en markpóstur er sendur.

Þá byggjum við vinnslu persónuupplýsinga sem fram koma í ábendingum sem berast okkur á lögmætum hagsmunum félaganna af því að tryggja gæði og betri þjónustu.

5. Rafræn vöktun í húsnæði félaganna

Í öryggis- og eignavörsluskyni og á grundvelli lögmætra hagsmuna okkar er notast við myndavélaeftirlit í húsnæði okkar. Vakin er athygli á notkun öryggismyndavéla með þar til gerðum merkjum.

Upplýsingar sem safnast með rafrænni vöktun eru ekki varðveittar lengur en í 90 daga.

6. Miðlun til þriðju aðila

Félögin kunna að miðla persónuupplýsingum um þig til verktaka, ráðgjafa og birgja vegna vinnu þeirra fyrir félögin. Þannig gæti persónuupplýsingum t.a.m. verið miðlað til utanaðkomandi aðila sem veita okkur upplýsingatækniþjónustu.

Þriðju aðilar sem veita okkur þjónustu samkvæmt framansögðu gætu verið staðsettir utan Íslands. Hafir þú t.a.m. samband við Nathan og Olsen á Facebook, kann persónuupplýsingum þínum að vera miðlað utan Íslands. Félögin munu þó ekki miðla persónuupplýsingum utan Evrópska efnahagssvæðisins nema slíkt sé heimilt á grundvelli viðeigandi persónuverndarlöggjafar.

Að lokum gætu persónuupplýsingar um þig verið afhentar að því marki sem heimilað er eða krafist er á grundvelli viðeigandi laga eða reglna eða til að bregðast við löglegum aðgerðum eins og húsleitum, stefnum eða dómsúrskurði. Afhending getur einnig verið nauðsynleg í neyðarástandi eða til að tryggja öryggi starfsmanna okkar eða þriðju aðila.

7. Hvernig er öryggi persónuupplýsinga tryggt?

Félögin leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar, með sérstöku tilliti til eðlis þeirra. Dæmi um slíkar öryggisráðstafanir eru aðgangsstýringar að kerfum þar sem upplýsingar um þig eru vistaðar. Þessum ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra.

8. Varðveisla á persónuupplýsingum

Félögin munu leitast við að varðveita aðeins persónuupplýsingar um þig eins lengi og þörf krefur miðað við tilgang vinnslunnar, nema annað sé heimilt eða skylt samkvæmt lögum.

Upplýsingar um viðskiptavini og birgja og forsvarsmenn/tengiliði viðskiptavina og birgja eru varðveittar í 4 ár frá lokum viðskipta. Sé um að ræða upplýsingar sem falla undir bókhaldslög eru þær varðveittar í 7 ár frá lokum viðkomandi reikningsárs. Upplýsingar úr ábendingum viðskiptavina kann að vera nauðsynlegt að varðveita lengur, t.d. ef ábendingin er í formi kvörtunar sem gefur til kynna að heilsutjón hafi orðið.

Þá er upplýsingum af markhópslista Nathan og Olsen eytt þegar markpóstur hefur verið sendur.

9. Réttindi þín hvað varðar þær persónuupplýsingar sem félögin vinna

Þú átt rétt á að fá aðgang og í ákveðnum tilvikum afrit af þeim persónuupplýsingum sem við vinnum um þig sem og upplýsingar um vinnsluna.

Við ákveðnar aðstæður kannt þú jafnframt að hafa heimild til að óska eftir því að persónuupplýsingum um þig verði eytt eða að vinnsla þeirra verði takmörkuð. Þá átt þú rétt á að fá persónuupplýsingar þínar leiðréttar, séu þær rangar eða óáreiðanlegar. Því er mikilvægt að þú tilkynnir okkur um allar breytingar sem kunna að verða á persónuupplýsingum þeim sem þú hefur látið okkur í té, á þeim tíma sem við á.

Auk þess kann að vera að þú eigir rétt á afriti af þeim upplýsingum sem þú hefur afhent okkur á tölvutæku formi, eða að við sendum þær beint til þriðja aðila.

Þegar við vinnum persónuupplýsingar þínar á grundvelli lögmætra hagsmuna okkar getur þú andmælt þeirri vinnslu.

Ofangreind réttindi þín eru þó ekki fortakslaus. Þannig kunna lög eða reglugerðir að heimila eða skylda okkur til að hafna beiðni þinni um að nýta þér umrædd réttindi. Réttur þinn til að andmæla vinnslu persónuupplýsinga þinna vegna beinnar markaðssetningar er þó fortakslaus.

10. Fyrirspurnir og kvörtun til Persónuverndar

Ef þú vilt nýta þér þau réttindi sem lýst er í 9. gr. í stefnu þessari, eða ef þú hefur einhverjar spurningar vegna persónuverndarstefnu þessarar eða það hvernig við vinnum með persónuupplýsingar þínar, vinsamlegast hafðu samband við mannauðsstjóra samstæðunnar sem mun leitast við að svara fyrirspurnum og leiðbeina þér um réttindi þín samkvæmt persónuverndarstefnu þessari.

Ef að þú ert ósátt/ur við vinnslu félaganna á persónuupplýsingum getur þú sent erindi til Persónuverndar (www.personuvernd.is).

11. Samskipti við félögin

Hjá 1912, Nathan & Olsen og Ekrunni hefur mannauðsstjóri samstæðunnar umsjón með eftirfylgni þessarar persónuverndarstefnu. Hér fyrir neðan má finna samskiptaupplýsingar hans og fyrirtækjanna:

Nafn: Hildur Erla Björgvinsdóttir Netfang: hildur.bjorgvinsdottir@1912.is Sími: 530 8435

12. Endurskoðun

Félögin geta frá einum tíma til annars breytt persónuverndarstefnu þessari í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum eða reglugerðum eða vegna breytinga á því hvernig félögin vinna með persónuupplýsingar. Verði gerðar breytingar á persónuverndarstefnu þessari verður uppfærð útgáfa tilkynnt þér á sama hátt og stefna þessi var kynnt.

Allar breytingar sem kunna að verða gerðar á stefnunni taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verið birt þér.

Þessi persónuverndarstefna var sett þann 21. maí 2019.

Persónuverndarstefna (umsækjendur)

Umsækjendur um störf

1912 ehf. („1912“) og dótturfélög þess, þ.e. Ekran ehf. („Ekran“) og Nathan og Olsen hf. („Nathan og Olsen“) (sameiginlega vísað til „samstæðunnar“) hafa einsett sér að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi persónuupplýsinga sem safnað er um umsækjendur um störf.

1912 heldur utan um ráðningarferli nýrra starfsmanna frá byrjun til enda, sama hjá hvaða félagi samstæðunnar umsækjandi sækir um starf hjá, en umsækjendur eru þó ávallt ráðnir í samráði við viðkomandi félag. Því koma 1912 og viðkomandi félag fram sem sameiginlegir ábyrgðaraðilar að vinnslu persónuupplýsinga umsækjenda og er persónuverndarstefnu þessari ætlað að upplýsa þig um hvaða persónuupplýsingum er safnað, með hvaða hætti þær eru nýttar og hverjir fá aðgang að þeim.

Persónuverndarstefna þessi nær til persónuupplýsinga er varða alla þá sem sækja um störf hjá Ekrunni, Nathan og Olsen og 1912. Í stefnunni er jafnframt vísað til umsækjenda sem „þín“ og samstæðunnar sem „okkar“.

1. Tilgangur og lagaskylda

Samstæðan leitast við að uppfylla í hvívetna persónuverndarlöggjöf og er persónuverndarstefna þessi byggð á lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga („persónuverndarlög“).

2. Hvað eru persónuupplýsingar?

Persónuupplýsingar í skilningi stefnu þessarar eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling, þ.e. upplýsingar sem hægt er að rekja beint eða óbeint til ákveðins einstaklings. Gögn sem eru ópersónugreinanleg teljast ekki persónuupplýsingar.

3. Hvaða persónuupplýsingar vinnum við um umsækjendur?

Við söfnum og varðveitum ýmsar persónuupplýsingar um umsækjendur og fer vinnsla og söfnun að hluta til eftir eðli þess starfs sem sótt er um.

Eftirfarandi eru dæmi um upplýsingar sem samstæðan safnar um umsækjendur:

  • samskiptaupplýsingar, svo sem nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer og tölvupóstfang;
  • starfsumsóknir;
  • ferilskrár og upplýsingar um menntun, þjálfun, hæfni og starfsreynslu;
  • umsagnir frá umsagnaraðilum; og
  • upplýsingar úr starfsviðtölum.

Auk framangreindra upplýsinga kunnum við einnig að safna og vinna aðrar upplýsingar sem þú veitir í umsóknarferlinu, s.s. heilsufarsupplýsingar

Að meginstefnu til öflum við persónuupplýsinga beint frá þér, en við kunnum þó að afla upplýsinga frá umsagnaraðilum.

4. Hvers vegna söfnum við persónuupplýsingum og á hvaða grundvelli?

Við söfnum persónuupplýsingum um umsækjendur eingöngu til að leggja mat á hæfni viðkomandi til að gegna því starfi sem um ræðir.

Þær persónuupplýsingar sem við vinnum með um þig eru unnar í tengslum við umsókn þína um starf hjá okkur, þ.e. á grundvelli beiðni þinnar um að gera samning við eitt af félögum samstæðunnar.

Í afmörkuðum tilvikum kunnum við að afla samþykkis frá þér til að varðveita umsókn þína lengur en 6 mánuði frá því að umsóknarfresti lýkur. Í slíkum tilvikum er þér ávallt heimilt að afturkalla samþykki þitt.

Það skal tekið fram að veitir þú okkur ekki umbeðnar upplýsingar í ráðningarferli getur það leitt til þess að við getum ekki ráðið þig til starfa.

5. Aðgangur að persónuupplýsingum og miðlun til þriðju aðila

Aðgangur að upplýsingum um umsækjendur takmarkast við mannauðsstjóra samstæðunnar, sem er starfsmaður 1912, sem og stjórnendur og yfirmenn þess starfs sem sótt er um hjá viðkomandi félagi.

Í tengslum við ráðningarferlið kunnum við að miðla persónuupplýsingum þínum til umsagnaraðila. Þá skal tekið fram að við nýtum okkur aðstoð vinnsluaðila í tengslum við upplýsingatækniþjónustu þar sem persónuupplýsingar þínar kunna að vera hýstar eða gerðar aðgengilegar vegna slíkrar þjónustu.

Við munum ekki miðla persónuupplýsingum utan Evrópska efnahagssvæðisins nema slíkt sé heimilt á grundvelli viðeigandi persónuverndarlöggjafar.

6. Hvernig er öryggi persónuupplýsinga tryggt?

Samstæðan leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar þínar. Þessum ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra.

Umsóknir og önnur gögn tengd ráðningarferlinu sem geymd eru á rafrænu formi eru vistaðar í ráðningarkerfi samstæðunnar sem er aðgangsstýrt og gögn á pappírsformi eru vistuð í læstum rýmum.

7. Varðveisla á persónuupplýsingum

Er sex mánuðir eru liðnir frá því að umsóknarfresti lauk fyrir það starf sem sótt var um, eða þeim tíma er þú sendir inn almenna umsókn, mun samstæðan eyða persónuupplýsingum þínum verði ekki af ráðningu. Við kunnum hins vegar að óska eftir samþykki þínu fyrir lengri varðveislutíma.

Verði af ráðningu mun 1912 flytja persónuupplýsingar þínar í rafræna starfsmannamöppu í mannauðskerfi þess félags samstæðunnar sem sótt er um starf hjá, en um þá vinnslu er fjallað í sérstakri stefnu samstæðunnar.

8. Breytingar og leiðréttingar á persónuupplýsingum

Það er mikilvægt að þær persónuupplýsingar sem við vinnum með séu bæði réttar og viðeigandi. Á meðan á umsóknarferlinu stendur er því mikilvægt að þú tilkynnir okkur um allar breytingar sem kunna að verða á þeim persónuupplýsingum sem þú hefur látið okkur í té.

Á meðan umsóknarferlinu stendur getur þú uppfært persónuupplýsingar þínar á „mínum síðum“ á umsóknarvef fyrirtækisins.

9. Réttindi þín hvað varðar þær persónuupplýsingar sem samstæðan vinnur

Þú átt rétt á að fá aðgang og í ákveðnum tilvikum afrit af þeim persónuupplýsingum sem samstæðan vinnur um þig sem og upplýsingar um vinnsluna.

Við ákveðnar aðstæður kannt þú jafnframt að hafa heimild til að óska eftir því að persónuupplýsingum um þig verði eytt eða að vinnsla þeirra verði takmörkuð. Þá átt þú rétt á að fá persónuupplýsingar þínar leiðréttar, séu þær rangar.

Auk þess kann að vera að þú eigir rétt á afriti af þeim upplýsingum sem þú hefur afhent okkur á tölvutæku formi, eða að við sendum þær beint til þriðja aðila.

Framangreind réttindi þín eru þó ekki fortakslaus. Þannig kunna lög eða reglugerðir að heimila eða skylda samstæðuna til að hafna beiðni þinni um að nýta þér umrædd réttindi.

10. Fyrirspurnir umsækjenda og kvörtun til Persónuverndar

Ef þú vilt nýta þér þau réttindi sem lýst er í 9. gr. í stefnu þessari, eða ef þú hefur einhverjar spurningar varðandi persónuverndarstefnu þessa eða það hvernig samstæðan vinnur með persónuupplýsingar þínar, vinsamlegast hafðu samband við mannauðsstjóra samstæðunnar.

Ef að þú ert ósátt/ur við vinnslu samstæðunnar á persónuupplýsingum getur þú sent erindi til Persónuverndar (www.personuvernd.is).

11. Samskiptaupplýsingar

Hjá 1912, Nathan & Olsen og Ekrunnu hefur mannauðsstjóri samstæðunnar umsjón með eftirfylgni þessarar persónuverndarstefnu. Hér fyrir neðan má finna samskiptaupplýsingar hans og fyrirtækjanna:

Nafn: Hildur Erla Björgvinsdóttir Netfang: hildur.bjorgvinsdottir@1912.is Sími: 530 8435

12. Endurskoðun

Við getum frá einum tíma til annars breytt persónuverndarstefnu þessari í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum eða reglugerðum eða vegna breytinga á því hvernig við vinnum með persónuupplýsingar. Uppfærð útgáfa af stefnunni verður birt á heimasíðu félaga samstæðunnar eða kynnt á annan sannanlegan hátt.

Allar breytingar sem kunna að verða gerðar á stefnunni taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verið birt heimasíðu félaga samstæðunnar.

Þessi persónuverndarstefna var sett þann 21. maí 2019.

Upplýsingaöryggisstefna

Tilgangur og gildissvið

Tilgangur upplýsingaöryggisstefnu 1912 og dótturfélaga er að tryggja heiðarleg vinnubrögð, vinna í samræmi við persónuverndarstefnu fyrirtækisins og persónuverndarreglugerð ásamt að tryggja öryggi í meðferð og geymslu upplýsinga, samhliða því að tryggja samfelldan rekstur og þjónustu félagsins.

Umfang

Upplýsingaöryggisstefnan nær til 1912 ehf. og dótturfélaga (Nathan & Olsen hf. og Ekran ehf.)(hér eftir nefnt 1912). Stefnan tekur til starfsstöðva þessara félaga og allra sem þar starfa, sem og upplýsingatæknibúnaðar og gagna í eigu félagsins. Stefnan nær jafnframt til gagna í eigu félagins sem meðhöndlaðar eru hjá þjónustuaðilum.

Ábyrgð

Uppbygging, framkvæmd og viðhald stefnunnar er á ábyrgð eftirtalinna aðila:

  • Fjármálastjóri og Upplýsingatæknistjóri 1912 ehf. bera ábyrgð að unnið sé eftir þessari stefnu.
  • Framkvæmdastjórn félagsins staðfestir stefnuna að lágmarki þriðja hvert ár.
  • Yfirmenn bera ábyrgð á því að uppfræða starfsmenn um þær reglur gilda um upplýsingaöryggi. Yfirmenn bera einnig ábyrgð á því að viðhalda öryggisvitund meðal starfsmanna.
  • Allir starfsmenn eiga að fylgja stefnunni og útgefnum verklagsreglum og leiðbeiningum sem tryggja eiga framkvæmd stefnunnar. Í því felst m.a. að þeim ber að tilkynna öll frávik frá stefnunni til síns yfirmanns, gæðastjóra eða upplýsingatæknistjóra.

Stefna

Uppbygging, framkvæmd og viðhald stefnunnar er á ábyrgð eftirtalinna aðila:

  1. 1912 gætir þess að tryggja sem best upplýsingaöryggi hjá samstæðunni á hverjum tíma.
  2. 1912 fylgir ávallt þeim lögum og reglum sem eru í gildi hverju sinni um stjórnun upplýsingaöryggis og meðferð persónuupplýsinga.
  3. Stefna þessi er bindandi fyrir alla starfsmenn, sem og þá aðila og starfsmenn þeirra sem veita 1912 þjónustu eða sinna eftirliti með starfseminni. Allir þessir aðilar eru skuldbundnir til að vernda upplýsingar og upplýsingakerfi 1912 í samræmi við þær reglur sem 1912 setur sér.
  4. 1912 stuðlar að virkri öryggisvitund starfsmanna, þjónustuaðila, viðskiptavina og gesta með fræðslu og leiðbeiningum
  5. 1912 framkvæmir árlega áhættumat sem nær yfir þessa stefnu og fylgir eftir frávikum frá henni
  6. Starfsmönnum og þjónustuaðilum, núverandi og fyrrverandi, er óheimilt að veita upplýsingar um málefni 1912 sem þeir verða áskynja í störfum sínum fyrir samstæðuna.
  7. 1912 gætir þess í hvívetna að tryggja sem best leynd, réttleika og tiltækileika gagna og upplýsingakerfa 1912.
  8. 1912 mun endurskoða þessa stefnu eins oft og þurfa þykir, þó eigi sjaldnar en annað hvert ár.

Leiðir

  1. 1912 tryggir að starfsmenn fái ásættanlega þjálfun og fræðslu varðandi upplýsingaöryggi svo öllum sé ljós ábyrgð sín. Sjá reglur um aðgangsstýringu 1912 og ákvæði 9 um vöktun, netnotkun og tölvupóst í ráðningarsamningi starfsmanna.
  2. 1912 tryggir að umboðsaðilar, verktakar og þjónustuaðilar séu upplýstir um reglur um aðgangsstýringu 1912 og að við þá sé gerður þjónustusamningur og vinnslusamningur þar sem það á við.
  3. Upplýsingaöryggi er metið í gegnum árlegt áhættumat 1912 og munu ábyrgðaraðilar vinna að úrlausnum frávika
  4. 1912 starfsrækir skilvirk aðgangsöryggiskerfi að húsnæði og upplýsingakerfum fyrirtækisins með það að markmiði að vernda gögn og búnað gegn rekstrartruflunum, misnotkun, þjófnaði, skemmdarverkum, sjá nánar í reglum um aðgangsstýringu 1912.
  5. 1912 gerir áætlanir um samfelldan rekstur, viðheldur þeim og prófar samkvæmt áætlun.
  6. 1912 tilkynnir frávik frá stefnu um upplýsingaöryggi, rannsakar þau og fylgir eftir.
  7. Hjá 1912 setjum við ábyrgðarmann á öll upplýsingakerfi til að tryggja réttmæti gagna og ferla, sjá skjal um ábyrgðarmenn kerfa
  8. Hjá 1912 tökum við afrit af skilgreindum gögnum eftir ákveðnum ferlum, sjá Tölvumál afritun gagna, LS-0008
  9. Hjá 1912 leitumst við, við að nota dulkóðun þar sem við á.
  10. Hjá 1912 fylgjum við lögum, reglugerðum og samningum sem félagið er aðili að og varða upplýsingaöryggi og persónuverndarreglugerð.